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远光软件:电子档案管理新思路

时间:2017-09-05    点击:18962次     来源:远光软件    

随着信息技术迅猛发展,档案种类越来越多、越来越复杂,实体档案和电子档案的内容几乎涉及各行各业所有的档案信息。与此同时,随着财务信息化建设的不断深入,企业管理模式逐渐由扁平化向立体化转变。受制于企业内部众多的软件平台各自为政,相互割裂,财务数据的利用越发困难,特别是历史时期产生的财务信息化历史数据的有效维护、应用难以实现。从整个集团企业层面来看,各级财务服务器散布于众多下级单位,数据无法集中管理,有效应用也就无从谈起,无形中也提高了企业的管理成本。

远光软件结合逾三十年管理信息化实践经验,针对企业档案高效管理、高效归档、安全准确三方面的需求,结合当前企业电子文件档案日常工作的现实情况,研究出一套符合法律、制度要求,针对解决电子文件档案整理难题,并与纸质档案融合贯通,满足档案管理人员使用习惯的档案管理产品——远光电子档案管理系统。

 

海纳百川、高效兼容,实现档案全生命周期管理

远光电子档案管理系统参考开放档案信息系统模型设计,基于J2EE平台开发的全B/S结构的管理系统。

系统使用平台+插件的方式,结合强大的工作流引擎、即时消息服务、全文检索引擎、OCR图文识别等先进成熟的技术,为企业的管理、生产、经营、科研等工作提供门类齐全、形式多样、内容真实的档案信息服务,并为档案信息化的持续发展打下基础,使档案信息化与企业信息化、企业各项工作的发展要求相适应,实现档案全生命周期(收集、整理、移交、归档、保管、统计、利用和销毁)进行全过程信息化管理。

 

规范管理、灵活便捷,海量信息高效查询

“现在企业档案管理方面的难题主要体现在收集难、查阅难和保管难。”对档案管理有着多年研究的远光软件SMB事业部总经理关国川说道,“远光电子档案管理系统针对这三个难点,提供非结构化文档管理,统一文件标准,实现非结构化文档的收集、识别、查询和存储,加强对非结构化文档的规范管理和高效利用。系统支持市面90%以上的财务软件数据的转换,解决了不同软件平台产生的财务信息化历史数据利用困难,也解决了不同时期产品的财务信息化历史数据维护困难。”
 


  系统支持远光等常见财务软件、主流高端ERP系统的数据转换和导入

远光电子档案管理系统通过标准化的数据转换平台,将各种财务信息化平台上的历史数据整合为统一的电子会计档案数据,具有跨信息化平台的数据整合与高效的数据兼容的特点,帮助企业实现异构财务数据整合管理,并有效降低财务历史数据管理成本。同时,系统还提供报表查询、账务数据查询、固定资产数据查询等会计资料的检索工作,通过WEB统查平台读取整合后的标准化电子会计档案数据,以移动互联访问的交互方式,帮助用户实现会计档案实物信息与电子凭证信息的高效互查,保障用户在海量数据中迅速、准确的找到所需信息。

 

灵活授权、密码设置,为文档数据提供九重安全保障

“虽然打破了数据孤岛现象,但文档数据的保密性和安全性,我们也要充分保障。”关国川表示。

远光电子档案管理系统通过细颗粒度的灵活授权体系、访问控制策略、安全审计审阅、数据有效性验证、服务器自动备份及数据恢复、用户身份鉴别、资源控制、数据传输加密、原发及接收抗抵赖等安全设置,为企业的文档数据提供了九重安全保障。

关国川介绍:“此外,采用电子会计档案专用设备新型智能档案存储介--会计档案盒来存贮历史财务数据,不仅提供环境清洁与温湿度稳定适宜专用会计档案存放仓库,还能强化系统的安全防护功能。”
 


  远光电子会计档案盒满足企业海量财务电子数据管理需求

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