《管见》第十期

作者：郑佩敏

远光软件股份有限公司 副总裁

较大规模或集团式的企业，在采购管理方面会考虑采取集团采购模式。集团采购主要是指政府、企事业单位、军队等组织的多品种、大批量、大金额、多批次甚至是持续进行的，由集体决策，牵涉到多单位、多部门的采购活动，属于企业战略采购范畴。集团采购还可以视具体情况和需要分为多种方式，如直接集中、组织集中、授权集中、区域性协调等，同时需要有效的技术手段和管理机制予以支持，以达到提高采购工作整体效率和质量、节约成本、控制风险的目标。

数字化转型浪潮正在席卷各行各业，也包括采购行业。中国电子信息产业发展研究院发布的《2019中国企业数字化采购发展报告》显示，2019年我国企业数字化采购市场规模达到5900亿元，同比增速达到64%，2020年有望超过万亿元人民币，未来的企业数字化采购交易规模还将进一步扩大。与此同时，随着大数据、云计算、物联网、区块链及人工智能等新技术的飞速发展，企业采购管理正加速进入数字化阶段：由单纯的线上采购拓展至采购管理、供应链服务乃至全产业链服务。以全流程、全链条数字化为主导的采购服务链正在向价值链延伸。

企业采购管理平台也在数字化发展进程中逐步进阶，从1.0阶段以ERP模式为核心的管理平台发展到2.0阶段以招标采购为核心的招采平台，现在正向着以数据为基础的互联网采购管理和交易平台的3.0阶段进发。而集团采购管理因其性质和特点，无疑更适合以数字化方式实现。根据我们的了解，目前，市面上的采购管理软件系统一般分为基础通用版和定制开发版两种。常见的基础通用版采购管理软件的功能一般包括：

1、供应商管理：含供应商基本信息维护、资质审核、指标考评、分类管理等。

2、物品管理：含物品信息及类目的维护、库存管理等。

3、采购需求计划管理：含需求信息收集、采购计划制订。

4、价格控制：含在线询价、比价、价格库建立、历史价格追溯等。

5、招投标管理：含招标项目发布、在线投标、中标公告等。

6、订单/合同管理：含一键生成印章版订单/合同、在线响应、关联来源等功能。

7、报表中心：含采购报表、交货报表、质量报表等。

这些软件的功能仍处于2.0阶段，能够满足企业的传统采购管理需要。面向未来，我们不妨对它们寄以3.0级甚至更高的期望。

一数据是数字化采购平台的核心

目前，我们在采购工作中一般能收集到的数据包括：本企业的交易数据、合作供应商提供的数据、部分网络数据等；而采购软件3.0需要的是海量数据，不仅包括内部交易数据、外部市场数据、第三方数据，还应包括与采购活动相关的周边数据，如供应商的评分数据、物流数据、发票数据、付款数据、服务数据、流程数据等。只有在海量数据面前，供应商分析选择、报价定价、企业审批决策、各环节协同等工作才能走向精准、高效，数字化采购才有可能进一步迈向“智能”采购。

企业集团采购可能涉及多品类、多地域、多需求方，无论选择何种集中方式，都对采购活动涉及的数据信息、管理审核、多方协同提出了更高要求。数字化采购管理平台的实施应用可以让集团采购在流程规范、风险可控的前提下，进一步盘活数据信息价值，实现采购质量、价格、效率等方面质的提升。

二设计是数字化采购平台的灵魂

产品的设计既需要体现管理思想，又需要有一定的前瞻性，而采购数字化又是技术与商业行为的深度融合。因此，采购3.0阶段的软件设计者不仅要对供应链、产业链管理有深入的理解，还要能通过数字新技术的应用，解决供需之间精准对接、组织之间高效协同的问题，实现采购模式创新，让采购人员从事务型采购向战略型采购转型，同时更好地管控采购风险、提升采购核心价值，成为企业经营战略的组成部分。例如：数据中台的设计，促使采购管理更加扁平化、采购业务更加敏捷灵活；流程设计能否融入实时审计理念，让流程合规和风险管控更为及时；重要数据和节点能否采用区块链技术，让供需双方的活动真正阳光、透明、可追溯；如何让采购平台的前端友好、易用、移动化、不可或缺；与其他关联软件（如预算管理、支付管理、库存管理等）的连接设计能否更智能化；有些企业可能还需要加入供应链金融的设计，以降低整体融资成本和经营成本……

三技术是数字化采购平台的引擎

目前热门的大数据、云计算、物联网、区块链、人工智能等技术均可用于数字化采购平台的设计和开发。海量数据和这些先进技术相结合，采购业务流程将得到显著优化，一些采购活动还有望走向自动化、智能化。例如自动抓取公开信息，为采购人员实时提供业界动态和分析数据；利用数据模型，可根据公司历史采购记录、供应商的绩效和报价、市场价格数据等，推荐需求匹配度最高的供应商或最优采购方案；核价环节有大数据可依，大宗采购还可能收集到供应商的上游供应数据，让议价过程和结果更科学合理；可自动执行重复性采购任务，以减少人工重复劳动；根据已被批准的采购申请自动生成采购订单甚至自动追踪生产和物流进度，不会发生错漏和延误；通过大数据分析及供应商在线报价，使集团采购任务不受多品类、多地域、多需求方这一特点的影响，迅速推荐最优采购方案；大中台，小前端，让采购业务的经办人员、审批人员既风险可控，又便捷、移动、高效……

此外，当企业的采购管理实现较高阶的数字化转型后，采购从业人员的角色、作用、价值也将发生改变。首先是他们将从许多事务性、流程性的工作中解放出来，从被动执行采购任务转向主动制订采购计划、进行供应商等外部资源管理、为采购数据库增加有效资源等，从而提升自己和组织的采购供应能力，打造有韧性的供应链；其次，采购从业人员需要在“专业性”上下大工夫，不仅是采购业务本身的专业性，还要深入学习、提前介入企业中与采购需求有关的各类业务，主动考虑如何规划、制订采购策略以支撑公司整体经营战略的实施。这样才能走进战略采购的门槛，采购从业人员的角色也从“成本支出”转变为“价值创造”，实现企业与员工的双赢。